Petnaest alata zapravo više nije puno

Tvrtke završavaju s velikim brojem nepovezanih alata jer svaki novi problem rješavaju novom aplikacijom, umjesto da promatraju cijeli poslovni proces. Marketing uzme jedan alat, prodaja drugi, računovodstvo treći, projekti četvrti, podrška peti, a nakon nekoliko godina nitko više nema potpuni pregled gdje se nalazi koja informacija.

Brojke pokazuju koliko je taj problem narastao. Okta je u izvještaju Businesses at Work 2025 zabilježila da njezini korisnici globalno koriste prosječno 101 aplikaciju, dok je prosjek za EMEA regiju 74 aplikacije.

Salesforceov Connectivity Benchmark Report za 2025. ide još dalje kod velikih organizacija: prosječno poduzeće iz njihova uzorka koristi 897 aplikacija, ali je povezano samo oko 29% njih. Čak 95% ispitanih IT lidera navodi probleme s integracijom podataka između sustava.

Zato tvrtka s 15 različitih alata zapravo nema neobičan problem.

Problem nastaje kada između tih 15 alata postoji čovjek.

Ako zaposlenik kopira podatak iz jednog programa i lijepi ga u drugi, zaposlenik trenutno obavlja posao integracije koju bi trebao obavljati sustav.

Kako tvrtka uopće završi s toliko alata?

Tvrtka rijetko jednog dana odluči koristiti 15 programa. Digitalni kaos nastaje postupno.

U početku postoji e-mail i Excel.

Zatim treba alat za račune.

Nakon toga CRM.

Onda netko uvede program za vođenje projekata.

Marketing uzme sustav za newsletter.

Prodaja počne koristiti zaseban alat za ponude.

Dokumenti se spremaju na cloud.

Upiti s web stranice dolaze na e-mail.

Interna komunikacija prelazi u Slack ili Teams.

Rezervacije, skladište, web shop, analitika i korisnička podrška dobivaju vlastite sustave.

Svaki pojedinačni izbor može biti potpuno opravdan. Problem se pojavljuje tek kada nitko ne pita što se treba dogoditi između tih sustava.

Zylo navodi da prosječna organizacija prema njihovim podacima ima oko 305 SaaS aplikacija te da u prosjeku devet novih jedinstvenih aplikacija uđe u poslovno okruženje svakog mjeseca. Kod velikih poduzeća taj broj raste na 21 novu aplikaciju mjesečno.

Drugim riječima, broj alata prirodno raste ako nitko aktivno ne upravlja arhitekturom poslovnih procesa.

Problem nije broj alata nego ono što se događa između njih

Nepovezani sustavi stvaraju posao koji često nije evidentiran kao posao. Zaposlenici prepisuju podatke, provjeravaju statuse, traže dokumente, šalju obavijesti i pokušavaju ustanoviti koja verzija informacije je aktualna.

Zamislite jednostavan novi upit s web stranice.

Kupac ispuni obrazac.

Informacija stigne na e-mail.

Zaposlenik je prepiše u Excel.

Kasnije se kontakt unese u CRM.

Kada kupac prihvati ponudu, netko otvara projekt u drugom sustavu.

Računovodstvo ponovno dobiva naziv tvrtke, OIB i adresu.

Dokumenti završavaju u zasebnoj mapi.

Status projekta klijentu se šalje e-mailom.

Svi ti sustavi rade.

Ali poslovni proces ne radi kao jedan sustav.

U dobro povezanom procesu kupac podatke daje jednom. Sustav ih zatim prenosi tamo gdje su potrebni, a zaposlenik reagira samo na situacije koje zahtijevaju njegovu procjenu.

Upravo zato unaprjeđenje poslovanja ne bi trebalo počinjati kupnjom novog softvera. Prvo treba nacrtati tok informacije kroz tvrtku.

Jedno pitanje brzo otkriva problem

Pratite jedan podatak od trenutka kada uđe u tvrtku do trenutka kada više nije potreban.

Primjer može biti e-mail kupca.

Gdje je prvi put zapisan? Tko ga sljedeći koristi? Prepisuje li se u drugi sustav? Mora li netko drugoj osobi javiti da se status promijenio? Postoji li još jedna kopija istog podatka? Koja je verzija službena?

Već taj postupak često otkrije nepotrebne korake.

| Situacija | Nepovezani sustavi | Povezani sustavi | | --- | --- | --- | | Novi web upit | E-mail pa ručni unos | Automatski zapis kupca i upita | | Prihvaćena ponuda | Ručno otvaranje projekta | Projekt nastaje promjenom statusa | | Dokument | Traženje po mapama | Dokument vezan uz klijenta | | Rok | Zaposlenik ga mora pratiti | Sustav aktivira podsjetnik | | Izvještaj | Spajanje više tablica | Podaci se povlače automatski | | AI asistent | Nema potpuni kontekst | Koristi povezane poslovne podatke |

Najskuplji API ponekad je zaposlenik

Tvrtke često gledaju cijenu softvera, ali ne računaju cijenu ručnog povezivanja softvera.

Ako pet zaposlenika svakodnevno mora prebacivati informacije između sustava, taj posao nema stavku na računu pod nazivom „integracija”. Sakriven je unutar njihove plaće i radnog vremena.

Asana navodi da knowledge workeri čak 60% vremena provode na takozvanom „work about work” — koordinaciji, traženju informacija, promjenama između alata i drugim aktivnostima koje nisu njihov stvarni stručni posao. Njihovi podaci uključuju prosječno 209 sati godišnje potrošenih na duplicirani rad i 352 sata na komunikaciju o samom radu.

Ne znači da bi se svih 60% moglo automatizirati. Znači da ogroman dio radnog dana odlazi na infrastrukturu oko posla.

Tu automatizacija poslovanja kroz prilagođena digitalna rješenja može imati veću vrijednost od još jednog izoliranog alata.

Cilj nije sve zamijeniti jednim ogromnim programom.

Cilj je da postojeći alati razmjenjuju potrebne informacije bez čovjeka kao posrednika.

Zašto kupnja još jednog AI alata neće riješiti problem

AI ne može kvalitetno automatizirati proces ako su podaci razbacani, duplicirani i međusobno kontradiktorni.

Tvrtka može imati naprednog AI asistenta, ali ako se status kupca nalazi u CRM-u, cijena u Excelu, ugovor u Google Driveu, komunikacija u e-mailu, a stanje projekta u još jednom programu, AI prvo mora dobiti pouzdan pristup tim informacijama.

Salesforce je 2026. objavio zanimljiv podatak: polovica AI agenata u ispitanim organizacijama i dalje djeluje izolirano, a 86% IT lidera zabrinuto je da će agenti bez odgovarajuće integracije stvoriti više kompleksnosti nego vrijednosti.

To je važna lekcija i za manje tvrtke.

Ako imate deset nepovezanih sustava i preko njih stavite jedanaesti AI sustav, možda niste napravili automatizaciju.

Možda ste samo dodali još jedan alat.

Zato smo i u članku AI automatizacija poslovanja: 15 poslova bez ručnog rada naglasili da najveća vrijednost nastaje kada AI može raditi s postojećim poslovnim podacima i procesima.

Automatizacija treba početi od izvora istine

Tvrtka treba za svaku važnu informaciju definirati gdje ona službeno živi. Jedan sustav treba biti izvor istine za kupca, drugi možda za račun, treći za dokumentaciju, ali mora biti jasno koji podatak ima prednost.

Tek nakon toga ima smisla povezivati sustave.

Dobar redoslijed nije „automatiziraj sve”.

Dobar redoslijed je: preispitaj potrebu, ukloni nepotrebne korake, pojednostavni proces, ubrzaj ga i tek tada automatiziraj ono što je ostalo.

Ponekad rješenje nije nova integracija nego brisanje jednog alata.

Ponekad dvije tablice treba spojiti u jednu.

Ponekad vlastito administrativno sučelje može zamijeniti nekoliko nepovezanih procesa. Upravo o toj logici govori članak Prestanite prilagođavati poslovanje softveru — izgradite vlastiti sustav uz MID.

Najbolja automatizacija često nije ona koju zaposlenici najviše primjećuju.

Najbolja je ona zbog koje više nikada ne moraju razmišljati: „Sad ovo još moram prebaciti tamo.”